En tant qu’employeur dans le Commonwealth of Virginia, vous êtes tenu de respecter certaines lois relatives à l’assurance chômage (UI). En assumant ces responsabilités, vous protégez votre entreprise contre les amendes et les pénalités, vous vous assurez que les travailleurs éligibles reçoivent des allocations de chômage en cas de besoin et vous contribuez à stabiliser l'économie locale en période de ralentissement économique.
Fournir des rapports de séparation
Lorsqu'un ancien salarié dépose une demande d'allocations de chômage, l'employeur reçoit un rapport de séparation. Ce rapport indique le motif de la séparation. Ces rapports aident le VEC à décider si un demandeur a droit à des allocations de chômage. Tous les employeurs soumis à la législation sur l'assurance-chômage doivent fournir des rapports de cessation d'emploi précis et en temps voulu. Le fait de ne pas répondre aux demandes d'informations sur la séparation peut entraîner des sanctions et la perte des droits de recours.
Paiement des impôts
Tout employeur actuellement redevable de l'impôt fédéral sur le chômage est également redevable de l'impôt sur le chômage en Virginie. Les employeurs généraux sont responsables s'ils
- Avoir une masse salariale trimestrielle de1,500 ou plus, ou
- Employer quelqu'un pendant au moins 20 semaines (environ 4.5 mois) au cours d'une année civile.
Les employeurs agricoles, domestiques et 501C3 Les employeurs à but non lucratif ont des seuils de responsabilité différents. Vous êtes également responsable si vous acquérez une entreprise qui est responsable au moment de l'acquisition.
Employeurs remboursables et employeurs contributifs (imposables)
La loi de Virginie permet à certains employeurs - principalement les agences gouvernementales et les organisations à but non lucratif éligibles 501(c)(3) - de choisir entre deux méthodes de financement des prestations d'assurance chômage :
1. Méthode contributive (imposable)
- La plupart des employeurs utilisent cette méthode.
- Vous payez des taxes de chômage trimestrielles au Fonds d'affectation spéciale de l'assurance chômage.
- Votre coût est basé sur votre masse salariale et le taux d'imposition attribué, et non sur les prestations exactes versées à vos anciens employés.
2. Méthode remboursable
- Disponible pour les entités gouvernementales et les organisations à but non lucratif 501(c)(3).
- Au lieu de payer des impôts trimestriels, vous remboursez à la Virginia Employment Commission (VEC) votre part des prestations réelles versées à vos anciens employés.
- Les coûts sont basés sur la période de référence utilisée pour établir la demande - soit le premier 4 des derniers 5 trimestres civils terminés avant la demande, soit le dernier 4 des derniers 5 si la première méthode ne permet pas au demandeur de remplir les conditions requises.
- Vous êtes facturé pour votre pourcentage des prestations payées, sur la base de votre part des salaires au cours de cette période de référence.
Important pour les employeurs remboursables :
- Les factures doivent être payées en totalité à la date d'échéance, même si vous faites appel ou si vous signalez une usurpation d'identité.
- Si vous gagnez en appel, vous n'obtiendrez un crédit qu'une fois que le demandeur aura remboursé le trop-perçu ou qu'il y aura renoncé.
- Les frais d'usurpation d'identité confirmés vous seront crédités.
Classification des travailleurs
Les travailleurs peuvent être classés en tant que salariés ou entrepreneurs. En tant qu'employeur, vous êtes tenu de classer correctement vos travailleurs, car cette classification permet de déterminer leur éligibilité aux allocations de chômage. Les employeurs qui classent mal des travailleurs peuvent être soumis à des sanctions en vertu de la section 60.2-513 de la loi sur l'indemnisation du chômage de Virginie.
Affiches obligatoires
Tous les employeurs de Virginie ont l'obligation légale d'afficher certains avis à l'intention de leurs employés. Il s'agit notamment de l'affiche sur la sécurité et la protection de la santé au travail, de la publication de l'IRS sur le crédit d'impôt pour les revenus gagnés, de l'avis sur l'indemnisation des travailleurs, et bien d'autres encore.
Transmission des informations relatives à la demande d'indemnisation
La loi oblige les employeurs à transmettre au VEC, par voie électronique, toutes les informations relatives aux demandes d'assurance-chômage, y compris les rapports de cessation d'activité.
Vous pouvez soumettre des informations par voie électronique via notre système ESS (Employer Self Service ). Pour vous inscrire au SSE, vous devez d'abord enregistrer votre entreprise via iReg.
Votre inscription à l'ESS permet également au VEC de vous informer rapidement lorsqu'une demande de chômage a été déposée contre votre entreprise, et votre réponse à toute demande potentielle nous aide à identifier les comportements frauduleux et à empêcher le vol de l'argent de vos impôts.
