Deux hommes marchant à l'extérieur

Loi sur la liberté d'accès à l'information (FOIA) - Virginia Employment Commission

The Virginia Freedom of Information Act (FOIA), §2.2 3700 et suivants du Code de Virginie, garantit aux citoyens du Commonwealth et aux représentants des médias l'accès aux documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés publics.

Un document public est tout écrit ou enregistrement – qu'il s'agisse d'un document papier, d'un fichier électronique, d'un enregistrement audio ou vidéo ou de tout autre format – qui est préparé ou détenu par un organisme public ou ses dirigeants, employés ou agents dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions publiques. Tous les documents publics sont présumés accessibles et ne peuvent être refusés que si une exemption spécifique prévue par la loi s'applique.

La politique de la FOIA stipule que l'objectif de la FOIA est de promouvoir une sensibilisation accrue de toutes les personnes aux activités gouvernementales. Dans le cadre de cette politique, la FOIA exige que la loi soit interprétée de manière libérale, en faveur de l'accès, et que toute exemption permettant de ne pas divulguer des documents publics soit interprétée de manière restrictive.

Vos droits en vertu de la loi sur la liberté de l'information (FOIA)

  • Vous avez le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies des documents publics, ou les deux.
  • Vous avez le droit de demander une estimation préalable des frais liés aux documents demandés.
  • Si vous estimez que vos droits en matière de FOIA ont été violés, vous pouvez déposer une requête auprès d'un tribunal de district ou de circuit afin d'obtenir le respect de la FOIA.

Veuillez noter que les dossiers relatifs aux demandes d'allocations chômage sont exemptés de la loi FOIA.

Faire une demande de documents auprès de la Virginia Employment Commission (VEC)

  • Vous pouvez demander des dossiers par courrier postal, par télécopie, par e-mail, en personne ou par téléphone. La FOIA n'exige pas que votre demande soit formulée par écrit, ni que vous ayez besoin de spécifiquement indiquer que vous demandez des documents en vertu de la FOIA.
    • D'un point de vue pratique, il peut être utile, tant pour vous que pour la personne qui reçoit votre demande, de formuler votre demande par écrit. Cela vous permet d'enregistrer votre demande. Il nous permet également de savoir clairement quels documents vous demandez, afin qu'il n'y ait pas de malentendu concernant une demande verbale. Cependant, nous ne pouvons pas refuser de répondre à votre demande FOIA si vous choisissez de ne pas la formuler par écrit.
    • Votre demande doit identifier les documents que vous recherchez avec une « précision raisonnable ». Il s'agit d'une norme de bon sens. Elle ne fait pas référence au volume ou au nombre de documents que vous demandez et ne les limite pas ; elle exige au contraire que vous soyez suffisamment précis pour que nous puissions identifier et localiser les documents que vous recherchez.
  • Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents. La loi FOIA vous donne le droit d'inspecter ou de copier des documents ; elle ne s'applique pas si vous posez des questions générales sur le travail de la VEC, ni n'oblige la VEC à créer un document qui n'existe pas.
  • Vous pouvez choisir de recevoir les documents électroniques dans n'importe quel format utilisé par le VEC dans le cadre normal de ses activités.
    • Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une base de données Excel, vous pouvez choisir de recevoir ces documents par voie électronique, par e-mail ou sur un disque d’ordinateur, ou de recevoir une copie imprimée de ces documents.
  • Si nous avons des questions concernant votre demande, veuillez coopérer aux efforts du personnel pour clarifier le type de dossiers que vous recherchez, ou pour tenter de parvenir à un accord raisonnable sur la réponse à une demande importante. Faire une demande FOIA n’est pas un processus conflictuel, mais nous devrons peut-être discuter avec vous de votre demande pour nous assurer que nous comprenons quels documents vous recherchez.

Pour demander des dossiers au VEC, veuillez adresser votre demande à :

Virginia Employment Commission
Tanzanie Brown-Nolan
Suite 212
Boîte postale 26441
Richmond, VA 23261-6441

Téléphone :
Tanzania Brown-Nolan : (804) 486-2578
Lauren Dickerson : (804) 371-0068
Anita Dolan : (804) 486-2595

Fax: (804) 486-2323
Courriel: informationcontrol@vec.virginia.gov

Vous pouvez également nous contacter pour toute question concernant la demande de dossiers auprès du VEC. De plus, le Conseil consultatif sur la liberté d'information est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions concernant la FOIA. Vous pouvez contacter le Conseil par e-mail à l'adresse foiacouncil@dls.virginia.gov. ou par téléphone au (804) 225-3056 ou [numéro gratuit] 1-866-448-4100. Pour commenter la réponse de la Virginia Employment Commission aux demandes FOIA, veuillez remplir un formulaire de commentaires publics.

Responsabilités du VEC dans le cadre de votre demande

  • Le VEC doit répondre à votre demande dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. Le « premier jour » correspond au jour suivant la réception de votre demande. La période de cinq jours n'inclut pas les week-ends ni les jours fériés.
  • La raison pour laquelle vous demandez des documents publics à la VEC n'est pas pertinente, et vous n'êtes pas tenu d'indiquer pourquoi vous souhaitez obtenir ces documents avant que nous répondions à votre demande. La loi FOIA autorise toutefois la VEC à vous demander de fournir votre nom et votre adresse légale. Votre adresse légale est requise car la loi FOIA ne s’applique qu’aux citoyens de Virginie et aux représentants des médias ayant une diffusion en Virginie. Les agences ne sont pas tenues d'étendre les avantages des demandes FOIA aux particuliers et aux organes de presse résidant en dehors de la Virginie.
  • La loi FOIA exige que le VEC réponde à votre demande dans un délai de cinq jours en prenant l'une des mesures suivantes :
  1. Nous vous fournissons l'intégralité des documents que vous avez demandés. Le VEC est tenu de fournir les documents actuellement en sa possession. La loi FOIA n'exige pas que la VEC crée des documents en réponse à une demande FOIA.
  2. Nous retenons tous les documents que vous avez demandés, car tous ces documents sont soumis à une exemption légale spécifique. Si tous les dossiers sont retenus, nous devons vous envoyer une réponse par écrit. Cet réponse écrite doit identifier le volume et le sujet des documents retenus, et indiquer la section spécifique du Code de Virginie qui nous autorise à retenir les documents.
  3. Nous fournissons certains des documents que vous avez demandés, mais nous retenons d'autres documents. Nous ne pouvons pas retenir l'intégralité d'un dossier si seule une partie de celui-ci est soumise à une exemption. Dans ce cas, nous pouvons expurger la partie du dossier qui peut être retenue et devons vous fournir le reste du dossier. Nous devons vous fournir une réponse écrite indiquant la section spécifique du Code de Virginie qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
  4. Nous vous informons par écrit que les documents demandés sont introuvables ou n'existent pas (nous ne disposons pas des documents que vous souhaitez obtenir). Toutefois, si nous savons qu'un autre organisme public détient les documents demandés, nous devons inclure les coordonnées de cet organisme dans notre réponse.
  5. Si le VEC n'est pas en mesure de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours, nous devons vous en informer par écrit, en expliquant les raisons qui nous empêchent de le faire. Cela nous accordera sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, ce qui nous donnera un délai total de 12 jours ouvrables pour répondre à votre demande.
  6. Si vous demandez un très grand nombre de documents et que nous estimons ne pas être en mesure de vous les fournir dans un délai d'12 s de jours sans perturber le bon fonctionnement de notre organisation, nous pouvons demander au tribunal un délai supplémentaire pour répondre à votre demande. Toutefois, la loi FOIA exige que nous fassions tout notre possible pour parvenir à un accord avec vous concernant la production des documents avant de saisir la justice pour demander un délai supplémentaire.

Coûts

Consulter la politique tarifaire

  • Il est possible que vous deviez payer pour les documents que vous demandez au VEC. La loi FOIA nous autorise à facturer les coûts réels liés au traitement des demandes FOIA. Cela comprendrait des éléments tels que le temps passé par le personnel à rechercher les documents demandés, les frais de copie ou tout autre coût directement lié à la fourniture des documents demandés. Il ne peut pas inclure les frais généraux.
  • Si nous estimons que le coût pour répondre à votre demande dépasse 200 dollars, nous pourrions vous demander de verser un acompte, qui ne dépassera pas le montant estimé, avant de traiter votre demande. Les cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande n'incluent pas le temps compris entre le moment où nous demandons un acompte et celui où vous répondez.
  • Vous pouvez demander que nous estimions à l'avance les frais pour la fourniture des documents que vous avez demandés. Cela vous permettra de connaître à l'avance les coûts éventuels ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande afin de réduire les coûts estimés.
  • Si vous nous devez de l'argent suite à une demande FOIA antérieure qui n'a pas été réglée depuis plus de 30 jours, le VEC peut exiger le paiement de la facture en souffrance avant de répondre à votre nouvelle demande FOIA.

Exemptions couramment utilisées